時間管理のコツ

１日は24時間、誰もが平等に与えられているものです。

\ …が！/

１日がずっと24時間あると思わないほうがいいのです。年齢が上がると共に子どもだったり、親だったり、部下だったり、時間や手をかける対象はどんどん増えていきます。歳をとるとか肩書きが増えるってそういうこと。

つまり、今までのように思う存分時間をかけて仕事をするという働き方ができなくなるのです。そこで求められるのは、限られた時間でいかに効率的に成果を上げるかということ。そのために身に付けなければならないのが、

『段取り力』です。

今回は、毎日の仕事の効率を上げて、ゆとりのある生活をするためのノウハウから、さまざまな段取りのコツを紹介します。ぜひ最後まで読んで参考にしてみてくださいね。(^.^)

【目次】

1. 日々のスケジュールの立て方
2. 時間を有効利用する
3. 集中タイムを設ける
4. 会議の時間を短くする
5. 仕事は因数分解してスピードアップ

１．日々のスケジュールの立て方

まず見直していただきたいのは、日々のスケジュールの立て方です。１日をどう過ごすのか。１週間をどう過ごすのか。そして、１つの仕事の締め切りに間に合わせるために、どう時間をやりくりするか。しっかり作戦を立てて実行することで、仕事の効率はグン！と違ってきますよ。

大切なのは、

朝の過ごし方です。

\ あなたはどんなふうに１日をスタートしていますか？/

私はかつて、会社に始業ギリギリにかけこんでいました。(^_^;)

起きてから支度して出るまで、何となく時間がかかってしまっていたのです。化粧する時間がなくて、眉毛がないまま電車に乗ったりすることもありました。（笑）会社に着いても気まずくて、忍びの者のようにこっそりと席に着き、蚊の鳴くような声で「おはようございまぁ…す…」と、情けない挨拶をする始末。しかも、ギリギリセーフで会社に着くと、３０分くらいは上の空で、読んでいるメールが全然頭に入らないような時間があったりします。

朝イチから会議というときなどは、テンパって資料の印刷などをしているので、カラダ全体で「話しかけないでくれ」オーラを出しています。これでは、周りも話しかけづらいですよね。^^;

そんな私が早め、早めに時間のゆとりを持って行動するようになって、気持ちにゆとりができるようになりました。ゆとりがあることで、電車の中で今日の予定を組み立てたり、本を読んだりできます。会社に着いたら同僚に笑顔で話しかけることができますし、朝からいろいろな会話ができるようになりました。頭の中もスッキリしているので、すぐに仕事に取り掛かることができます。

朝の過ごし方で仕事の充実度が変わってきます。１日をどうスタートするかが、その日の仕事の効率を左右すると言ってもいいでしょう。もしも始業ギリギリのかけこみスタイルになっている方は、まずはそこから見直してみてくださいね。

２．時間を有効利用する

営業などで外回りの仕事が多い人は、アポイントのとり方によって１日の効率が変わってきます。先方の都合などで、効率よく設定できないこともあるでしょう。

A社→B社→C社と回ればいちばん効率がいいのに、A社→C社→B社の順番になってしまい、稼働時間が長くなってしまうというのも、よくあることですよね。こういった長い時間も、有効利用しないとムダになってしまいます。

もし電車移動なら、移動時間がトータルでどのくらいか計算しておいて、そのくらいの時間で読める量の、インプットしなければいけない書類を持って出かけましょう。

モバイルをで仕事をしようと思って持ち歩いていても、もし席に座れなかったら終わりです。つり革につかまりながら、片手で読める書類も用意しておく必要があります。

そうやって工夫すれば、長い移動時間もムダな時間ではなくなりますよね。

さらに、ランチタイムもアイデア次第で有効活用することができます。もちろん、ランチの時間を削って仕事をするというわけではありません。

例えば、ランチに出かける前にパソコンのウイルス駆除ソフトの更新をスタート！帰ってくるまでには終わっているというわけです。また、業務時間は仕事に集中している代わりに、ランチの時間はできるだけ周りとのコミュニケーションの時間にあてるのもいいですね。

意外とムダな時間にしてしまいがちなのが、上司との移動時間です。

あなたは、

"上司と一緒に電車に乗って、得意先を訪問…"そんなときの移動時間、

どのように過ごしていますか？

とくに気を使う上司相手では、世間話といってもそれほど弾まないのではないでしょうか。そんなときの話題に、日ごろ聞きたいと思っていたことをさりげなく聞いてみるといいですよ。言葉だけで説明できないものは、資料などもそろえておき、会社を出るときに準備していきましょう！

３．集中タイムを設ける

残業の多い理由の１つに「私の職種の仕事は、ミスが許されない、非常に高い正確性を求められる仕事が多いから」というのもよく聞きます。金融系や製薬開発、会計監査などの企業の社員に多いようです。しかし、緻密な仕事を求められるからこそ、残業しては危ないのです。眠い時間に行った仕事でミスが発生し、何億円もの損失を出すということになりかねません。脳の活性時間から考えても、昼間のうちに作業を終えるのが理にかなっているのです。

『夜中の３時間は、昼間の30分にしかならない』

と肝に銘じて時間内に仕事を終えましょう！

とはいえ、この昼間のゴールデンタイムに、会社がガヤガヤとうるさくて集中できないという場合は、どうしたらいいでしょうか。

もし可能なら、「1時から3時までは話しかけたり、電話をつないではいけない。会議もその時間には設定しない」というような、

『集中タイム』

を職場に設けるのもいい方法ですよ。仕事のピークをいつにするか決めて、早い時間帯に集中できる環境をつくりましょう。

４．会議の時間を短くする

ダラダラ続く会議も、効率化のおじゃま虫ですよね。会議で大切なのは、その会議の目的は何なのかを最初にはっきりさせることです。報告や情報の共有なのか、相談なのか、検討する場なのかという目的があいまいで、出席者によって意識がバラバラだと、無駄なエネルギーと時間を浪費することになります。また、会議がスムーズに進行するかどうかは、ファシリテーター（進行役）のスキルによってもかなり左右されます。そういったスキルをアップさせるための研修を行ってみるのもいいことです。（※ちなみに私たち（ソリッドコミュニケーション）でも実施しておりますので、是非ご相談くださいませ。）

５．仕事は因数分解してスピードアップ

大きな仕事を進めるためには、因数分解することがオススメです。目標達成というのは、あくまでも「一人でコツコツやること」と思っている人が多いようですが、それでは時間が足りなくなります。また、目標を達成しても自己満足しかできない場合が多いはず。上手に周りを巻き込んで目標達成すると、周りにも達成感がありますし、みんなが成功体験を持つことができます。

 優先すべきは自分が手柄を立てることでなく、

\  少しでも早く目標を達成すること /

と考えましょう。

仕事を小さく分解して、これは後輩に頼もう、これはインターン生に頼もう、これとこれを自分でやろうと決めていくと、ラクになりますよ。(^_-)

また、ミーティングなどでチーム内に共有できる仕組みをつくっていると、達成がより確実になります。

その日その日の成り行き任せでやっていると、いつまでも効率化は進みません。スケジュールの立て方を工夫して、「段取り体質」に変われるよう、少しずつ努力してみましょう。